El flujo de caja de 13 semanas es el instrumento más útil para dirigir tu Pyme con claridad financiera. No es un “presupuesto anual” sino un radar táctico que te muestra, semana a semana, el dinero que entra y sale y te permite decidir a tiempo qué pagar, qué posponer, cuánto comprar, cuándo financiarte y cómo proteger la operación. Aquí verás qué necesitas, cómo armarlo, cómo leerlo y cómo convertirlo en disciplina semanal.
¿Qué es exactamente un flujo de 13 semanas?
- Es una proyección semanal de caja para los próximos tres meses que se actualiza cada siete días.
- Su foco es el efectivo, no la utilidad contable: entradas y salidas de dinero, con fechas reales de cobro y pago.
- Sirve para tomar decisiones operativas: compras, pagos, inventarios, cobranza, promociones y financiamiento.
Insumos mínimos (sin complicarte)
- Saldos bancarios al día y conciliados.
- Cuentas por cobrar con fechas prometidas de pago por cliente.
- Cuentas por pagar con vencimientos por proveedor y condiciones reales.
- Calendario de nómina, impuestos y rentas con fechas exactas.
- Plan comercial de 4–8 semanas: ventas previstas, campañas, entregas, proyectos.
Estructura básica
- Columna de Semana: Semana 1 a Semana 13, con fechas de lunes a domingo.
- Bloque de Entradas: cobros por ventas, anticipos, recuperaciones de saldos a favor, créditos/financiamientos.
- Bloque de Salidas: proveedores, nómina, impuestos, rentas/servicios, deuda (intereses y capital), logística, otros.
- Saldo inicial de cada semana, flujo neto (entradas menos salidas) y saldo final (saldo inicial más flujo neto).
Cómo estimar entradas (que sí ocurran)
- Enlista tus facturas por cobrar y asigna una semana realista de pago por cliente.
- Aplica tasas de cobro: por ejemplo, porcentaje que paga en la semana comprometida y porcentaje que se retrasa una semana.
- Incluye ventas por cerrar solo si tienen alta probabilidad y fecha concreta de entrega o facturación.
- Agrega anticipos si están pactados y con fecha, y líneas de capital si planeas disponerlas.
Cómo estimar salidas (sin subestimar)
- Coloca proveedores según su vencimiento o negociación real (no la ideal).
- Registra nómina con precisión de quincenas y prestaciones.
- Incluye impuestos con su calendario legal (ISR, IVA, IMSS, etc.).
- Separa gastos fijos (rentas, servicios, software) de gastos variables (insumos, empaque, fletes).
- No olvides deuda: intereses y capital con la semana correcta.
Reglas de oro
- Realismo > optimismo: es mejor anticipar un bache que descubrirlo el viernes.
- Fechas exactas: cada semana y día importan; cambia de semana solo con sustento.
- Granular: clientes y proveedores grandes se registran por separado; los pequeños pueden agruparse.
- Congruencia: si mueves una compra, revisa su impacto en ventas y entregas.
- Actualiza el archivo cada semana para conservar la trazabilidad de los cambios.
Ritual semanal y cómo operarlo en la práctica
- Viernes por la tarde: concilia bancos, actualiza cobros efectivamente recibidos y pagos ejecutados.
- Lunes 8:00 am: revisa la Semana 1 con dirección/tesorería, detecta brechas y define acciones.
- Reprograma cobros y pagos de Semana 2 y 3 solo si tienes evidencias (confirmaciones, órdenes de compra, cartas de fecha).
- Despliega Semana 14 al final de la reunión para que siempre existan 13 semanas por delante.
Decisiones típicas
- Priorizar pagos para no romper la operación (nómina, proveedores críticos, logística vital).
- Activar cobranza con contacto programado por cliente y compromiso de fecha.
- Negociar plazos con proveedores no críticos a cambio de mantener volumen.
- Usar factoraje o línea revolvente solo por el monto del bache y por el tiempo necesario.
- Ajustar compras e inventario según rotación y proyección de ventas reales.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Contar ventas como cobros: una venta solo vale hasta que el dinero entra.
- Ignorar impuestos: terminan saliendo y rompen tu plan si no están calendarizados.
- Subestimar la logística: los fletes y las devoluciones golpean la caja; inclúyelos como salidas semanales.
- Todo “se paga después”: posponer sin plan solo acumula presión; prioriza y negocia con orden.
- Archivo sin dueño: nombra un responsable y un suplente; sin dueño, el flujo muere.
- Empieza simple y agrega detalles donde haga falta; evita modelos gigantes que nadie mantiene.
- Publica el tablero para el equipo directivo; la visibilidad construye disciplina.
- Conecta decisiones comerciales y de compras al flujo. Recuerda que vender con margen y cobrar a tiempo vale más que crecer “en papel”.
